Creo que a todos nos ha pasado alguna vez (o muchas) eso de terminar una reunión y darnos cuenta de que no hemos hablado en realidad de lo importante ni hemos tomado la decisión que era necesaria. O sea, el output de la reunión es cercano a cero y entonces montas una conversación privada para hablar de lo que era de verdad relevante.

Esto lo hablaba hace un tiempo con Javi Santana en twitter. Demasiadas veces en las reuniones se habla y en las conversaciones privadas se toman las decisiones. Yo, que soy un pelín obsesa de la productividad y la eficiencia, me frustro bastante cuando siento que estoy en una reunión perdiendo mi tiempo y viendo al resto perder el suyo.

Esta semana he tenido una sesión con el equipo de producto de Bdeo para hablar de esto. Mi objetivo era transmitirles la necesidad de que, para escalar bien la compañía, tenemos que hacer reuniones más eficientes. Y tenemos que empezar siendo ejemplo cada uno de nosotros. Sobre todo ahora que hemos tenido la suerte de que Sara y Cris se hayan unido al equipo en el que ya estaban Íñigo y Rafa.

Los problemas

Estos son algunos de los problemas que yo estaba observando en muchas reuniones y que me temo que son comunes a casi cualquier organización:

  • Tenemos muuuuuchas reuniones que no son necesarias. A veces, sería suficiente con un email o un mensaje en slack.
  • Organizamos reuniones sin un objetivo ni claro ni explícito.
  • Llegamos a las reuniones sin preparación y sin contexto.
  • Agendamos reuniones sin pensar a quién necesitamos convocar.
  • Organizamos reuniones con una duración por defecto de una hora (wtf!) Sin pensar realmente cuánto tiempo necesitamos.
  • Asistimos a reuniones sin habernos preparado suficientemente.
  • Arrancamos reuniones sin saber quién es la persona que debe liderarla ni cuál es el objetivo a lograr y el output con el que queremos cerrarla para que sea un éxito.
  • Cerramos reuniones sin haber definido y acordado próximos pasos, tareas y responsables.

Algunos principios para organizar reuniones más efectivas

Tengo la sensación de que lo que voy a compartir en este artículo no son más que ideas de Perogrullo. Sin embargo, por si te sirve de algo, aquí van algunos de los principios que intento aplicar con el equipo.

1 Hablar poco (o nada) de manera improvisada.

  • Deja de abordar a la gente por slack para tener «una llamada rápida».
  • La preferencia siempre debería ser tener todas las llamadas necesarias pero habiéndolas planificado con antelación. Así puedes organizar tu día y tu semana, tener el estado mental que necesitas antes de cada conversación y hasta buscar en qué hora del día tu cerebro funciona mejor para cada tipo de conversación.
  • Sáltate lo anterior e improvisa llamadas sólo si…
    • Hay un major fix para el que el equipo necesita algo de ti
    • Es una prioridad máxima para la compañía (por ejemplo, un proyecto o integración con impacto en el MRR que tiene una fecha de entrega)
    • Si una reunión rápida va a suponer que desbloqueas significativamente a una persona, un equipo o un proyecto.

2 Se consciente de cuál es tu rol en la reunión antes de arrancar

¿Eres el owner o líder de la reunión? Entonces prepáratela bien y coge las riendas desde el arranque. Conéctate el primero y enuncia antes de empezar cuál es el objetivo de la reunión y el output que esperas obtener.

¿Te ha convocado otra persona y vas a actuar «sólo» como participante? Espera a que se enuncie el objetivo y participa con él en mente.

3 Siempre, siempre, siempre… organiza una reunión con una agenda clara y compartida

Ninguna persona debería entrar a una reunión sin saber de qué se va a hablar y qué necesitan de ella.

  • Si no hay una agenda, no te la han compartido en la convocatoria ni te han dado contexto por ningún otro canal (email, slack o similar), pregunta y pide esa información. Si nadie te la da, rechaza la convocatoria y di por qué.
  • Convoca siempre con un objetivo y un output claros. Se explícito en la convocatoria y al arrancar la sesión sobre ambas cosas. Yo suelo empezar con algo como «Vamos a hablar sobre X y necesitamos terminar la reunión con Y para lograr que Z».
  • Si vas a usar un documento como referencia o vas a pedir feedback sobre algo, comparte esa información por adelantado para que todo el mundo pueda leerla y preparar su feedback. Y con «por adelantado» me refiero con un tiempo razonable suficiente. Se respetuoso con el tiempo y la organización de los demás. Enviar la documentación de una reunión 10 minutos antes de la misma no sirve.
  • Si no te da tiempo a preparar la documentación y enviarla con margen suficiente, no pasa nada. Pospón la reunión para que sea productiva.
  • No hables de nada más. Mantén el foco. Si sale un tema diferente durante la reunión y ves que se empieza a profundizar en él, haz que el equipo frene. Se explícito con que eso no forma parte del objetivo de la reunión y convoca después otra reunión para tratarlo (si es necesario).
  • Termina siempre con un resumen de las acciones que se ha acordado poner en marcha, los próximos pasos y los responsables de cada tarea. Si es un tema importante, la persona owner de la reunión debería tomar notas y compartirlas después con los asistentes. Si es una reunión recurrente, puedes incluso montar un documento compartido que uséis siempre como referencia y donde se quede todo el histórico de reuniones realizadas.

4 Enamórate de las mini-reuniones

  • Y haz que otros se enamoren también de ellas. Ten una mente de «lo bueno, si breve, doblemente bueno». Que una reunión dure siempre lo mínimo que sea necesario para cumplir el objetivo. No más, no menos. Si en 15 minutos lo tienes ¡maravilloso!
  • Evita el «una hora por defecto» al organizar reuniones. Si tu calendario tiene una configuración estándar de una hora, cámbialo. El mío por defecto monta reuniones de 30 minutos. Pero ajusta siempre la duración al tiempo que crees que hace falta. Si con 20 minutos es suficiente, programa sólo eso.

5 Aprende a distinguir…

  • Quién debe atender una reunión
    • Invita siempre al mínimo equipo necesario. Esto es especialmente importante si la reunión va a ser una reunión de trabajo o una sesión de toma de decisiones.
    • No añadas a gente a la reunión sólo para que estén informadas de lo que se habla. Ya les informarás después por email, slack o con un documento resumen.
  • A qué reuniones NO debes asistir. Porque no vas a aportar, porque no eres la persona adecuada o porque no te han dado la información necesaria.
  • Qué reuniones deben ser pospuestas para que sean eficaces. Si no habéis llegado a tiempo con la información o no tienes la concentración suficiente, pide que se posponga si es posible. No hagas una reunión para hablar de nada o para hablar de que os falta información o trabajo previo.
  • Cuándo parar una reunión si falta gente o información relevante. Si llega un punto en el que para avanzar falta alguien o algo, no pasa nada. Para la reunión y convócala de nuevo cuando tengas ambas cosas.
  • Cuándo unirte a una reunión. Si la reunión la lidera otra persona y sólo necesita que intervengas en un punto concreto, pídele que te avise en ese momento justo para unirte. No es necesario que estés toda la reunión perdiendo tu tiempo.
  • Cuándo salirte de una reunión sin sentirte culpable. Si sientes que no estás aportando nada, que se te ha convocado por error o que no estás añadiendo valor, dilo y márchate. Tampoco pasa nada y es mejor eso que ir a una reunión, no escuchar y dedicarte a estar trabajando en otra cosa o respondiendo emails.
  • Cuándo no hablar sobre algo. Si no forma parte del objetivo de la reunión, no saques otro tema tangencial porque todo el mundo perderá el foco. Si lo saca otra persona, haz al resto consciente de que no deberíais estar hablando de eso y pide que se convoque otra conversación distinta para ese tema.

6 Abraza la comunicación asíncrona

Aprende a ver cuándo una reunión no es necesaria y … ¡que viva la comunicación asíncrona! (cuando la usas bien y para los temas para los que tiene sentido).

No convoques una reunión si es algo sencillo que se resuelve en un email, un slack, con un comentario dentro de un documento compartido o con una mención en una historia de usuario.

7 Ayuda al equipo a priorizar y estar enfocado durante la reunión

  • Si no tienes tiempo para la reunión, pídele al organizar que la posponga
  • Si asistes a la reunión, entonces por favor presta atención a la conversación. No aproveches para estar haciendo otras tareas.

8 Intenta acordar un día sin reuniones a la semana

No siempre es posible pero es una buena ambición que perseguir. En un día sin reuniones puedes avanzar como un cohete en un montón de temas. Los viernes suelen ser un buen día para eso.

Seguramente no lo logres todas las semanas pero tenerlo en el horizonte como reto te ayudará a conseguirlo al menos la mitad de las veces.

9 Ideas extra de otros

Estos son los principios que yo utilizo pero seguro que me dejo muchas ideas detrás. Javi Escribano me ha dado algunas:

  • Votad las reuniones al acabar de 1 a 3. Si es 1 y 2 di en 20sec que mejorarías.
  • Evalúa tus reuniones de la semana pasada para ver a cuál no hubieses ido o hecho distinto
  • El lunes replanifica tus reuniones para cancelar, reducir sus tiempos y tiempos muertos

También Sergio Leiva ha dado en el clavo con una:

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